Ein kurzer Überblick über unsere Leistungen in der Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung
Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über einige Bestandteile unserer täglichen Arbeit als Hausverwalter in der laufenden Miet-Verwaltung.
Abwicklung von Mieterwechseln
Nach Eingang der Kündigung des Mieters prüfen wir zunächst die vereinbarten Regelungen des Mietvertrages und senden dem Mieter eine schriftliche Kündigungsbestätigung zu.
Zur Vorbereitung der Neuvermietung wird der Zustand der Wohnung aufgenommen bzw. festgestellt und gegebenenfalls nötige Arbeiten nach Absprache mit dem Hauseigentümer veranlasst.
Bei einem gemeinsamen Termin mit Vor- und Nachmieter erstellen wir ein ausführliches, mehrseitiges Übergabeprotokoll ggf. mit Fotodokumentation.
Das jeweilige Kautionskonto des Mieters wird von uns bei der Bank aufgelöst. Abzüglich eines Einbehalts für Betriebs- und Heizkosten der laufenden Periode und eventueller Forderungsaufrechnungen wird dem Mieter sein Guthaben ausgeschüttet.
Die Mietkaution des neuen Mieters wird von uns bei einem Kreditinstitut angelegt und verwaltet.
Referenzobjekte
Objektfotos werden nach Abstimmung mit den Eigentümern eingefügt.
Zahlungsverkehr
Wir richten für Sie ein eigenes Bank- oder Sparkassenkonto ein, über welches ausschließlich der Zahlungsverkehr des einzelnen Hauses abgewickelt wird. Das Konto lautet auf Ihren Namen, die Auszüge werden an unser Büro gesandt und wir erhalten eine Vollmacht für laufende, regelmäßige Zahlungsvorgänge. Guthaben auf diesem Konto werden nach Abstimmung und unter Berücksichtigung geplanter Investitionen auf ein von Ihnen zu benennendes Konto überwiesen.
Korrespondenz
Selbstverständlich führen wir die laufende Korrespondenz mit Mietern, Mieterverein, bei außergerichtlichen Angelegenheiten ggf. mit Anwälten und Behörden für Sie. Kopien aller nicht routinemäßigen Vorgänge stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Protokollierung aller Aufwendungen pro Wohnung bzw. Haus
Zunächst prüfen wir die eingehenden Rechnungen sowohl sachlich als auch rechnerisch und veranlassen deren fristgerechte ggf. skontowahrende Begleichung.
Heizkostenabrechnungen
Zum Ende des Kalenderjahres werden die gemeinschaftlichen Heizungsverbrauchszähler abgelesen und die Daten den Energielieferanten übermittelt. Auf dieser Basis wird uns eine Simulationsabrechnung zur Verfügung gestellt, die eine kalenderjährliche Abrechnung der Heizkosten gemäß Heizkostenverordnung ermöglicht. Mit diesen Zahlen erstellen wir dann die Heizkostenmeldungen für die Abrechnungsunternehmen. Nach Eingang der endgültigen Heizkostenabrechnung für die Mieter übernehmen wir diese in die Betriebskostenabrechnung.
Abrechnung der laufenden Betriebskosten mit den Mietern
Auf der Basis der geprüften Vereinbarungen der einzelnen Mietverträge generieren wir die Umlageschlüssel im Abrechnungsprogramm, prüfen die Soll- und Ist- Vorauszahlungen und erstellen unter Berücksichtigung der angefallenen, umlegbaren Gesamtkosten die individuellen Betriebskostenabrechnungen für die Mieter des Hauses.
Jahresabrechnung für den Eigentümer
Im I. Quartal des Folgejahres erhalten Sie Ihre Jahresabrechung. Diese enthält alle Daten und Abrechnungsergebnisse als Grundlage zur Erstellung Ihrer V+V-Erklärung für Ihre jährliche Einkommensteuererklärung.
Die technische Betreuung
Bestandteil unseres Dienstleistungsspektrums ist die Veranlassung und Abnahme von „kleineren“ Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen sowie Wartungen der technischen Anlagen, gegebenenfalls auch nach Rücksprache mit dem Eigentümer.
Bei Versicherungsschäden übernehmen wir die Meldung und weitere Abwicklung.
In der laufenden Hausverwaltung sind Modernisierungsarbeiten nicht enthalten. Hierzu zählen z. B. die Umstellung des Heizsystems, Bad-, Balkon-, Dach-, Wohnungs-, Treppenhaussanierungen oder das Einsetzen neuer Fenster bzw. das Anbringen von Wärmedämmfassaden. Die Leitung und Beaufsichtigung dieser Arbeiten wird meist unter Zuziehung eines Architekten oder Bauingenieurs gegen Zusatzhonorar gerne erbracht.
Projektentwicklung Wohn- und Geschäftshäuser
Gerne entwickeln wir mit Ihnen Konzepte zur Entwicklung und Sicherung der Mieterstruktur Ihrer Immobilien. Ziel ist es die Mieter langfristig am Standort zu binden und zwischen den Mietern Synergien zu erzeugen.
Übernahme einer Verwaltung
Dank unserer Erfahrungen können wir die kurzfristige Übernahme einer Hausverwaltung schnell und einfach für Sie realisieren. Bei der Übernahme einer Miet-Verwaltung bieten wir nach Absprache mit Ihnen zunächst folgende Leistungen an, um Sie, Ihre Wünsche, Ihr Objekt und seine Bewohner kennenzulernen.
Technische Bestandsaufnahme
Wir dokumentieren den Zustand der bestehenden Haustechnik, wie z. B. Aufzüge, Heizung, zentrale Warmwasseranlage, Lüftungsanlage und der Wohnungen und deren technischer Ausstattung.
Auswertung der bestehenden Mietverträge
Wir prüfen die aktuellen Mietverträge hinsichtlich der Umlagefähigkeit von Betriebskosten, Wirksamkeit der Regelungen für Klein- und Schönheitsreparaturen und Möglichkeiten und Fristen von Mietsteigerungen.
Prüfung der aktuellen Versicherungsverträge
Auf Wunsch lassen wir für Sie gerne Ihre Versicherungsverträge hinsichtlich der Deckungssumme und Beitragshöhe prüfen und lassen Parallelangebote erstellen.